Integrar los pedidos de tu tienda online con tu reparto

Muchas tiendas online no tienen su plataforma de ventas conectada de forma automática con su sistema de reparto, y eso está bien: lo que realmente importa es que cada pedido que entra por la tienda online pase a tu equipo de despacho de forma completa, con un responsable claro de pasarlo, y sin depender de que alguien recuerde revisarlo. El proceso puede ser manual y funcionar perfectamente si está bien definido.

Por qué se pierden pedidos entre la tienda y el reparto

Sin un proceso claro, es común que:

• Un pedido quede en la bandeja de correo o el panel de la tienda sin que nadie lo revise a tiempo.
• La dirección o el teléfono del cliente lleguen incompletos desde el checkout.
• Dos personas tomen el mismo pedido sin saberlo, o nadie lo tome.
• El costo de envío calculado en la tienda no coincida con lo que finalmente cobra el conductor.

Define un proceso simple, aunque sea manual

1. Asigna un responsable de revisar los pedidos nuevos de la tienda en horarios fijos (por ejemplo, cada hora en horario laboral).
2. Define los datos mínimos que debe tener cada pedido antes de pasar a despacho: productos, dirección completa, contacto, forma de pago y costo de envío.
3. Pasa el pedido a tu sistema de reparto como una orden, con todos esos datos, apenas se confirma la venta.
4. Confirma con el cliente si algún dato quedó incompleto, antes de asignarlo a un conductor.

Este mismo proceso aplica si además recibes pedidos directos por WhatsApp: un agente de IA con tu catálogo y precios puede atender esos pedidos y dejarlos ya listos como orden para despachar, reduciendo la parte manual solo a los pedidos que entran por la tienda online. Revisa también cómo organizar pedidos por WhatsApp.

Define una hora de corte

Si tu tienda recibe pedidos todo el día pero repartes en rutas por horario, necesitas una hora de corte clara: los pedidos antes de esa hora van en la ruta de hoy, los de después van a la siguiente. Revisa cómo definirla en hora de corte de pedidos.

Verifica antes de asignar al conductor

Antes de que un pedido de la tienda online salga a reparto:

• Confirma que la dirección tenga una referencia clara, no solo lo que el cliente escribió en el checkout.
• Verifica que el costo de envío cargado coincida con la zona real de entrega.
• Revisa si el pedido fue pagado en línea o si es contra entrega, para que el conductor sepa qué cobrar.

Checklist para pasar pedidos de tu tienda online a reparto

1. Responsable asignado para revisar pedidos nuevos en horarios definidos.
2. Datos mínimos completos: productos, dirección, contacto, forma de pago, costo de envío.
3. Pedido registrado como orden en tu sistema de reparto.
4. Dirección y costo de envío verificados contra la zona real.
5. Hora de corte respetada para armar la ruta del día.
6. Cliente contactado si falta algún dato antes de asignar.
7. Conductor asignado según cercanía o incluido en la ruta del día.

Errores comunes

• No asignar un responsable claro de revisar los pedidos de la tienda.
• Pasar el pedido a reparto sin verificar la dirección.
• No tener hora de corte, mezclando pedidos de distintos días en una sola ruta.
• No confirmar si el pedido ya está pagado, generando cobros duplicados o entregas sin cobro.
• Depender de la memoria en vez de un proceso escrito, aunque sea simple.

Qué medir

• Tiempo entre que se confirma la venta en la tienda y el pedido pasa a reparto.
• Pedidos con datos incompletos que requieren contactar al cliente.
• Pedidos entregados a tiempo desde que se creó la orden.
• Errores de cobro por confusión entre pago en línea y contra entrega.

Estos datos te dicen si tu proceso manual es suficiente o si ya es momento de sumar un responsable dedicado a esta tarea.

Cómo lo harías con Elly Driver

Así pasarías los pedidos de tu tienda online a tu reparto con Elly Driver:

1. Registra cada pedido de la tienda online como una orden en Órdenes, con los artículos, la dirección, el costo de entrega, el método de pago y cualquier instrucción del cliente. Los pedidos que además recibes por WhatsApp pueden llegar solos si activas el agente de IA de Elly, que muestra tu catálogo y precios y deja el pedido listo para despachar.
2. Verifica la dirección y el costo de envío antes de asignar el pedido a un conductor.
3. Usa Despacho en vivo para asignar cada pedido al conductor disponible más cercano, con auto-asignar o eligiendo tú mismo con el buscador.
4. Si tienes varios pedidos en la misma zona, arma una ruta en Rutas, seleccionando los pedidos por casillas y optimizando el orden de las paradas.
5. El conductor entrega con la app: navega, y registra la prueba de entrega con foto y firma, además del cobro si el pedido es contra entrega.
6. Cuadra en Pago diario lo cobrado por cada conductor en efectivo, DeUna o transferencia.
7. Revisa Informes de Ventas para ver cuánto tiempo tarda un pedido en pasar de la tienda al reparto y ajustar tu proceso.

Si quieres ver cómo los pedidos de tu tienda online llegarían ordenados a tu equipo de reparto, solicita una demo.